مجله تفریحی سرگرمی دلفان

امروزه، روش‌های ارتباطی متعددی برای تماس یا صحبت با همکاران و اطرافیان وجود دارد و انتخاب روش ارتباطی، وابستگی زیادی به موقعیت دارد.

به‌لطف ظهور و گسترش فناوری، روش‌های ارتباطی بی‌شماری برای صحبت‌کردن با همکاران یا دوستان و آشنایان دراختیار ما قرار دارد. ازطرفی، گزینه‌های متعدد، ما را با چالش انتخاب بهترین روش روبه‌رو می‌کند. به‌عنوان مثال فرض کنید در زمان نیاز به تماس، به مخاطب ایمیل ارسال کنید و درنتیجه فرایند مکالمه، بدون دلیل خاصی طولانی شود. در نمونه‌ای دیگر، به مدیر جدید خود پیامک ارسال می‌کنید درصورتی‌که باید با ایمیل، حرفه‌ای‌بودن خود را نشان می‌دادید.

انتخاب گزینه‌های اشتباه تماسی، برای همه‌ی افراد چالشی مرسوم است. بسیاری اوقات، همین انتخاب اشتباه منجر به پایان روابط می‌شوند و شاید عواقب جبران‌ناپذیری برای مسیر شغلی داشته باشند. دراین‌میان، ارتباطات کاری اهمیت بیشتری دارند و انتخاب روش مناسب، حیاتی خواهد بود. در ادامه‌ی این مطلب اینفو به بررسی روش‌های ارتباطی مرسوم و شرایط استفاده یا عدم استفاده از هریک از آن‌ها می‌پردازیم.

۱- ارتباط رودررو

ارتباط مستثیم و رودررو هنوز بهترین روش ارتباطی محسوب می‌شود. فراموش نکنید که سایر روش‌ها همگی تلاش می‌کنند تا ظاهری شبیه به این ارتباط ایجاد کنند. درنتیجه بهتر است در همه‌ی موقعیت‌ها، ابتدا به‌دنبال ارتباط رودررو باشید.

درباره‌ی موقعیت استفاده از روش ارتباطی رودررو باید نکاتی را مدنظر داشت. به‌عنوان مثال با اینکه مراسم عمومی، فرصت‌های خوبی برای صحبت کردن با دیگران است، نمی‌تواند آن‌ را زمان مناسبی برای مکالمه‌ی رودررو با مدیر مستقیم یا هر فرد دیگر دانست. به‌جای چنین موقعیت‌هایی، به‌دنبال مکالمه‌های مستقیم دونفره در فضاهایی همچون دفتر کار، کافی‌شاپ یا حتی پارکینگ محل کار باشید.

فرصت‌های کوتاه و پیشنهاد جلسه‌های سریع به مدیران، می‌تواند گزینه‌ی جالب‌توجهی باشد. البته پیش از آنکه بدون اطلاع قبلی به دفتر مدیر مراجعه کنید، آشنایی کلی از رفتارها و اصول شخصی او در ارتباطات پیدا کنید. درنهایت چنین جلسه‌هایی می‌توانند نتایج قابل‌توجهی داشته باشند. تنها به یاد داشته باشید که در یک جلسه‌ی بدون برنامه، همه‌چیز باید سریع اتفاق بیافتد و شاید تنها ۳۰ ثانیه برای ارائه‌ی ایده‌ی خود فرصت داشته باشید. درنتیجه باید از قبل همه‌ی صحبت‌ها و ایده‌ها را آماده کنید.

۲- ایمیل

در دنیای کنونی، ارسال ایمیل یکی از پروتکل‌های استاندارد ارتباطی محسوب می‌شود. البته برای استفاده‌ی بهینه از این ابزار الکترونیکی، باید ابتدا مهارت‌های خود را توسعه دهید. نقطه‌ی قوت ایمیل، قابلیت پیاده‌سازی انواع ایده‌ها با جزئیات بالا است. در یک ایمیل می‌توانید هر پیامی را با هر سطح از جزئیات شرح دهید. انواع موضوعات از ارائه‌ی ایده، درخواست، تشکر و حتی ارسال دستورالعمل، به‌راحتی ازطریق ایمیل قابل انجام هستند.

چالش اصلی در ایمیل‌ها، ساختاردهی و روش نوشتن آن‌ها است. اگر ایمیل شما ساختار و نظم مناسب را نداشته باشد، هیچ‌کس تمایلی به خواندن آن نشان نمی‌دهد. برای اثرگذاری بیشتر، می‌توانید ایمیل‌ها را به‌صورتی دوستانه‌تر ارسال کنید. به‌عنوان مثالی از ساختارهای مفید در ایمیل‌ها نیز می‌توان به کوتاه‌کردن جمله‌ها اشاره کرد. قرار نیست که در ایمیل خود مقاله بنویسید، درنتیجه باید با عبارت‌های کوتاه و مفید، منظور خود را به بهترین نحو منتقل کنید.

۳- پیامک

پیام‌های متنی امروزه به روش‌های مرسومی در دنیای کسب‌وکار تبدیل شده‌اند؛ البته استفاده از آن‌ها نیاز به مهارت بالایی در کنترل زبان و لحن دارد. در بهترین حالت، پیامک را می‌توان روشی آسان و دوستانه برای برقراری ارتباط دانست. در انواع موقعیت‌ها نیز می‌توان از پیامک استفاده کرد. به‌عنوان مثال می‌توانید متنی دوستانه و به نشانه‌ی قدردانی به دوستی ارسال کنید یا حتی دلیل تأخیر احتمالی برای جلسه‌ی پیش‌رو را به مدیر اطلاع دهید. چنین پیام‌هایی، علائم سریعی هستند که مسئولیت‌پذیری را نشان می‌دهند.

پیامک روشی سریع برای نشان دادن مسئولیت‌پذیری است

علاوه‌بر پیام‌رسانی سریع، می‌توان از پیامک برای ارتباط با مشتریان نیز بهره برد. فراموش نکنید که منظور از پیامک، اپلیکیشن‌های پیام‌رسان نیز هستند. مطالعات نشان می‌دهد که اکثر مشتریان ارتباط مناسبی با بازاریاب‌هایی برقرار می‌کنند که از پیامک برای ارتباط استفاده کرده‌اند. به‌علاوه بسیاری از آن‌ها این نوع از ارتباط را بهتر و صمیمانه‌تر از ایمیل می‌دانند. حتی برخی مطالعات نشان می‌دهد که مشتری‌های پیامکی، نرخ تبدیل بالاتری برای خرید محصولات دارند.

پیامک با تمامی نقاط قوتی که ارائه می‌کند، ضعف‌هایی هم دارد. مثال‌های متعددی از افرادی وجود دارد که پیامک‌ها را به مقاصد اشتباه ارسال کرده‌اند و مسیر زندگی شغلی و شخصی خود را نابود کرده‌اند. فرض کنید پیامکی را به اشتباه به‌جای دوست خود به مدیرتان ارسال کنید، آیا آینده‌ی روشنی را انتظار خواهید داشت؟ درنتیجه پیش از ارسال هر پیامک، چند بار متن و مقصد آن را بررسی کنید. درواقع اجازه ندهید که سریع بودن این روش، منجر به بی‌دقتی در ارتباط شود.

۴- تماس تلفنی یا پیام صوتی

تماس تلفنی بسته به موقعیت می‌تواند راهگشا باشد. اگر ارتباط نزدیکی با مخاطب دارید، می‌توانید با او تماس تلفنی شخصی داشته باشید. درمقابل اگر شناخت کافی نسبت به فرد مورد نظر ندارید، تماس با شماره‌ی شخصی انتخاب جالبی نخواهد بود. به‌عنوان مثال تماس با مدیر یا معاون یک شرکت برای مصاحبه‌ی استخدامی، انتخاب مناسبی نیست.

با افزایش استفاده از اپلیکیشن‌های پیام‌رسان، پیام‌های صوتی هم با استقبال مناسبی روبه‌رو شده‌اند. در انتخاب این روش‌ها هم باید با دقت عمل کنید و موقعیت و آشنایی مخاطب را در نظر بگیرید. به‌عنوان مثال مدیر سازمان زمان کافی برای گوش‌دادن به پیام‌های صوتی ندارد و به احتمال زیاد برداشت مناسبی هم از شخصیت شما نخواهد داشت.

ارتباطات به‌عنوان پایه‌ی مهمی از جوامع شناخته می‌شود. وقتی ارتباط در میان اعضای گروه‌ها از بین برود، نمی‌توان به آینده‌ی آن‌ها امیدوار بود. درنهایت انتخاب مناسب روش‌های ارتباطی به حفظ یکپارچگی گروه و جامعه کمک می‌کند و به‌همین ترتیب، انتخاب غلط می‌تواند روابط را وارد مراحل نگران‌کننده‌ای بکند.

دلیل نوشته‌شدن این مقاله یک سؤال است: چرا من خجالتی هستم؟ آیا فکر ارتباط برقرار‌کردن در یک مهمانی، دلهره و هراس در شما به‌وجود می‌آورد؟ یا فکر سخنرانی‌کردن در مقابل یک جمع باعث بروز بیماری‌ها‌ی جسمی در شما می‌شود؟ اگر اینطور است، شما تنها نیستید.

آکیندله میشل یک نوجوان خجالتی بود. او در نیجریه بزرگ‌ شد و بیشتر عمرش را در خانه‌ی پدر و مادرش زندگی کرد. اما پدر و مادر او اصلا خجالتی نیستند. او زندگی منزوی خود را به‌دلیل خجالتی‌بودن خود می‌داند. اما آیا تفکر او درست است؟

تالیا الی، پروفسور ژنتیک رفتاری در دانشکده‌ی کینگ لندن معتقد است که تفکر این نوجوان تا‌حدودی درست است.

الی گفت:

عقیده‌ی ما بر این است که خجالت، نوعی رفتار وابسته به خلق‌وخو‌ی افراد است و اخلاق افراد به شخصیت آن‌ها ارتباط‌ دارد. زمانی‌که بچه‌ها‌ی کوچک با افراد مختلف ارتباط برقرار می‌کنند، می‌توان تفاوت‌ها را در نحوه‌ی ارتباط و صحبت‌کردنشان با غریبه‌ها‌ی بزرگ‌تر از خودشان مشاهده‌کرد.

تنها حدود ۳۰ درصد از میزان خجالتی‌بودن افراد به ژنتیک آن‌ها مربوط می‌شود و سایر آن به نحوه‌ی ارتباط‌گرفتن و پاسخ‌دادن به شرایط و محیط اطراف وابسته است.

بیشتر اطلاعات ما در‌مورد ژنتیک خجالت به بررسی‌ها‌ی ما از دو‌قلو‌ها‌ی همسان (با ژنتیک‌ها‌ی بسیار بسیار شبیه به یکدیگر) و دوقلو‌های نا‌همسان (که نیمی از ژنتیک آن‌ها به یکدیگر شبیه است) مربوط می‌شود.

^{بیش از ۷۰ درصد خجالتی‌بودن افراد به واکنش آن‌ها به محیط اطراف مربوط است و ژنتیک در آن نقشی ندارد}

در دهه‌ها‌ی گذشته، دانشمندانی مانند الی برای یافتن گوناگونی‌های ژنتیکی که می‌تواند بر شخصیت و سلامت روان افراد مؤثر‌باشد، DNA افراد مختلف را بررسی‌کردند. هر‌گونه از ژن‌ها به‌صور جدا‌گانه، تاثیر کوچکی دارد اما زمانی‌که هزاران ژن با یکدیگر ترکیب می‌شود، تاثیر آن‌ها بیشتر و درخورتوجه‌تر می‌شود. حتی بعد از این نیز نمی‌توان از تاثیر ژن بر خجالتی‌بودن افراد صرف‌نظر کرد.

الی گفت:

تعداد ژن‌ها‌یی که در این موضوع درگیر هستند، ده‌تا یا صد‌تا نیست، در‌واقع هزاران ژن درگیر هستند. بنابر‌این اگر همه‌ی ژنوم پدر و مادر یک فرد را در‌نظر بگیریم، صد‌ها هزار گونه ژن مربوط‌به‌هم را باید در‌نظر بگیریم. بنابر‌این برای بیشتر این اخلاقیات مانند خجالتی‌بودن، محیط و شرایط بیشتر از هر‌چیز دیگری مهم است. و یکی از نکات جالب‌توجه در‌مورد ژنتیک این است که به جنبه‌ها‌یی از یک محیط توجه می‌کند که با استعداد واقعی فرد هم‌خوانی داشته‌باشد.

وی در ادامه افزود:

نمی‌توانیم بگوییم که دقیقا کدام‌یک تاثیر‌گذار‌ است. هر دو این موارد (ژن و محیط اطراف) تاثیر‌گذار هستند و با یکدیگر کار می‌کنند. با یک سیستم دینامیکی مواجه‌هستیم و بنابر‌این می‌توانید با استفاده از تکنیک‌ها‌ی روانشناسی تحت درمان قرار‌بگیرید.

^{یک کودک خجالتی ممکن است در محیط بازی از دیگران کناره‌گیری‌کند و تنها بودن را ترجیح‌دهد}

آیا واقعا خجالتی‌بودن بد است؟ کلو فوستر، روانشناس مرکز اختلال‌های اضطراب و آسیب‌های روانی در لندن گفت:

خجالتی‌بودن به‌تنهایی طبیعی است و مشکل خاصی ایجاد نمی‌کند؛ اما زمانی‌که به یک اضطراب و نگرانی اجتماعی تبدیل‌شود، می‌تواند یک تهدید باشد.

فوستر گفت کسانی که برای درمان به او مراجعه می‌کنند به کمک نیاز‌ دارند. آن‌ها از بسیاری از کار‌ها‌یی که باید انجام‌ دهند کناره می‌گیرند و دوری می‌کنند. از مواردی که افراد خجالتی از آن دوری می‌کنند، می‌تواند ارتباط برقرار‌کردن در محیط کار یا قرار‌گرفتن در محیطی باشد که مورد قضاوت و سنجش دیگران قرار می‌گیرند.

الی گفت:

ممکن است دلایل تکاملی وجود داشته‌ باشند که بعضی از افراد بخواهند ویژگی خجالتی‌بودن را در خود تقویت‌ کنند. برای مثال داشتن افرادی در گروهتان که اهل بیرون‌رفتن، اکتشاف و درگیر‌شدن با گروه‌ها‌ی تازه باشند، سودمند بود. اما داشتن افرادی که بیشتر محافظه‌کار یا ریسک‌ناپذیر و نسبت به خطرات آگاه‌تر بودند و عملکرد بهتری در محافظت از فرزندان کوچک داشتند نیز سودمند بود.

به‌گفته‌ی الی، رفتاردرمانی شناختی (CBT)، بهترین و تاثیر‌گذار‌ترین نوع درمان‌ها‌ی روانشناسی برای خجالت و مشکلات برقراری ارتباطات اجتماعی است. در این نوع درمان، تلاش بر این است تا الگو‌ی فکری و رفتاری افراد تغییر‌ کند.

^{به‌گفته‌ی کارشناسان، هنگام سخنرانی تمرکز بر دیگران به‌جا‌ی تمرکز بر اشتباهات خود، می‌تواند باعث کاهش اضطراب سخنرانی شود}

رفتاردرمانی شناختی (CBT)، بهترین و تاثیر‌گذار‌ترین نوع درمان روانشناسی برای خجالت و مشکلات برقراری ارتباطات اجتماعی است

CBT می‌تواند به افراد کمک کند افکار منفی خود را شناسایی‌ کنند و همچنین به‌ما می‌فهماند که بعضی رفتار‌ها مانند از پیش تمرین‌کردن حرفی که قصد گفتنش را دارید یا امتناع از برقراری تماس چشمی، می‌تواند درواقع اضطراب اجتماعی ما را افزایش دهد.

فوستر گفت:

معمولا قبل، حین یا حتی پس از برقراری یک رویداد اجتماعی ممکن است انتقادات خصمانه از سوی دیگران به ذهن شما برسد.

او در ادامه توضیح‌ داد:

معمولا افراد به‌دلیل خجالتی‌بودن در ارتباط با کار‌ها‌یی مانند سخنرانی عمومی، در کشمکش با خود هستند، انتظار زیادی از خودشان دارند و می‌خواهند بالا‌ترین استاندارد‌ها‌ی صحبت‌کردن را به‌نمایش بگذارند.

آن‌ها فکر می‌کنند که نباید در حرف‌زدنشان تپق‌ بزنند یا اینکه باید به‌حدی جالب و جذاب صحبت‌ کنند که حواس همه در تمام مدت کاملا به آن‌ها باشد.

اگر این افراد کمی استراحت به خودشان بدهند و با داشتن مکس‌ها‌ی کوتاه و نفس عمیق‌کشیدن به‌هنگام صحبت، می‌توانند میزانی از فشار و استرسشان را کم‌ کنند.

نکته‌ی دیگری که می‌تواند به ما در کاهش اضطراب کمک‌ کند، توجه به مسائل و محیط اطراف است. به‌جا‌ی اینکه تنها به خودتان توجه داشته‌ باشید بهتر است روی مخاطبان تمرکز‌ کنید تا به این شکل کمتر نگران تپق‌زدن خودتان باشید.

پیشنهاد دیگر فوستر این بود که در خودتان را بیشتر در معرض موقعیت‌های جدید قرار‌ دهید. هر‌چه بیشتر در موقعیت‌ها‌ی اجتماعی مختلف قرار‌ بگیرید، بیشتر احساس راحتی می‌کنید. اما به‌یاد داشته‌باشید که سعی‌کنید هر بار از راه تازه‌ای به هر‌کدام از این موقعیت‌ها‌ی اجتماعی وارد‌ شوید.

به این معنی که سناریو زندگی خود را تغییر‌دهید. از خود بپرسید که چه چیزی در برقرار‌کردن روابط اجتماعی شما را می‌ترساند؟ آیا از اینکه خسته‌کننده به‌نظر برسید نگران هستید؟ یا حرفی برای گفتن ندارید؟ هر‌چه بیشتر در مورد نگرانی‌های خود بدانید بهتر می‌توانید آن‌ها را به چالش بکشید.

^{در فرهنگ غرب، بر لزوم برقراری ارتباط چشمی تأکید می‌شود؛ اما در بعضی فرهنگ‌ها‌ی دیگر، مردم با برقراری ارتباط چشمی احساس راحتی نمی‌کنند}

هرچه بیشتر در موقعیت‌ها‌ی اجتماعی مختلف قرار‌بگیرید، بیشتر احساس راحتی می‌کنید

جسی سان، دانشجو‌ی دکتری در دانشگاه کالیفرنیا و پژوهشگر در حوزه‌ی روانشناسی شخصیت، تأکید‌ کرد که خجالتی‌بودن با درون‌گرایی یکی نیست. از نظر بیشتر مردم درونگرایی به‌معنی واکاوی افکار و علایق است؛ اما از نظر روانشناسان درونگرایی یکی از ابعاد شخصیت است که به کسانی گفته می‌شود که کنجکاو، خلاق و دارای قوه‌ی تخیل قوی هستند.

افراد خجالتی معمولا درونگرا هستند اما ممکن است برون‌گرا هم باشند؛ اما دلهره و اضطراب آن‌ها اجازه نمی‌دهد که اجتماعی باشند. و افراد درونگرا که خجالتی نیستند، در روابط اجتماعی ماهر هستند اما ترجیح می‌دهند با خودشان خلوت‌ کنند.

سان گفت:

شخصیت همواره یکی از قدرتمندترین پیشگویان خوشبختی بوده و برونگرایی به‌خصوص با تندرستی ارتباط مستحکمی داشته است.

به‌نظر می‌رسد که افراد برون‌گرا تجربه‌ی بیشتری از هیجان و شور و اشتیاق و لذت دارند. در‌حالی‌که افراد درون‌گرا کم‌تر این حالت‌ها و احساسات را تجربه می‌کنند.  اما آیا ممکن است افراد درون‌گرا با عملکرد برون‌گرایانه بعضی از این هیجانات را تجربه‌کنند؟

سان و همکارانش آزمایشی ترتیب‌دادند. آن‌ها از افراد خجالتی خواستند که برای مدت یک هفته برون‌گرایانه رفتار‌کنند (این مدت برای افراد خجالتی مدت زیادی است). سان گفت:

از این افراد خواستیم که تا جا‌یی که امکان‌دارد پر‌حرف، فعال و سمج‌ باشند.

پس از این آزمایش متوجه‌ شدند که افرادی که ذاتا برون‌گرا بودند، از رفتار‌ها‌ی برون‌گرایانه‌ی خود در طول یک هفته بسیار راضی‌ بودند. به‌نظر می‌رسید آن‌ها احساسات مثبت بیشتری را تجربه‌ کردند و از اینکه خود واقعیشان بودند، بسیار خشنود بودند.

اما افراد درون‌گرا‌ی شرکت‌کننده در آزمایش، احساسات مثبتی در طول این مدت تجربه‌ نکردند و افراد به‌شدت درون‌گرا حتی احساس خستگی می‌کردند و احساسات به‌شدت را منفی تجربه‌ کردند.

سان گفت:

اصلی‌ترین درسی که از این آزمایش گرفتم این بود که یک هفته‌ی تمام برون‌گرا بودن و برون‌گرایانه رفتار‌کردن برای افراد درون‌گرا و خجالتی، مدت زیادی است و شاید آن‌ها بتوانند در موقعیت‌ها‌ی کمتری درون‌گرایانه رفتار‌کنند.

دیدیم که محیط اطراف تا چه حد بر خجالتی‌بودن یا خجالتی‌نبودن افراد تاثیر‌گذار است. اما آیا فرهنگ یک جامعه هم بر میزان رضایت افراد درون‌گرا از خودشان تاثیر‌دارد؟

^{به‌نظر می‌رسد افراد برون‌گرا خوشحال‌تر هستند؛ اما اگر از افراد درون‌گرا و خجالتی خواسته‌ شود که به‌صورت مصنوعی برون‌گرایانه رفتار‌کنند، پس از مدتی احساس ضعف و نا‌توانی خواهند‌کرد}

گفته می‌شود که فرهنگ آمریکا به همه‌ی انواع شخصیت‌ها احترام می‌گذارد و همه‌ی آن‌ها را می‌پذیرد؛ اما بر‌خلاف این گفته، افراد درون‌گرا کم‌تر پذیرفته می‌شوند و از افراد انتظار می‌رود که بیشتر شخصیت برون‌گرا داشته‌ باشند. اما پژوهش‌ها نشان‌داده‌اند که در برخی از مناطق آسیا از جمله ژاپن و چین، ساکت و محتاط بودن بیشتر مورد پسند افراد است.

واکنش‌ها نسبت‌به برقرار‌کردن ارتباط چشمی نیز کشور به کشور متفاوت است. کریس راگسیکن، پروفسور بازنشسته‌ی پژوهش‌ها‌ی آسیایی دانشگاه بال گفت:

با اینکه به‌خوبی برقرار‌کردن ارتباط چشمی در غرب کاری پسندیده و مورد تحسین است، این کار در برخی فرهنگ‌ها‌ی آسیایی و آفریقایی نوعی بی‌احترامی محسوب می‌شود. در این فرهنگ‌ها، هر‌چه ارتباط چشمی کم‌تری با یک فرد برقرار‌کنید، احترام بیشتری نشان‌ داده‌اید.

حتی در کشور‌ها‌یی که درون‌گرایی بیشتر مورد پسند است، افراد برون‌گرا شاد‌تر به‌نظر می‌رسند

با وجود این تفاوت فرهنگ‌ها باز هم حتی در کشور‌ها‌یی که درون‌گرایی بیشتر مورد پسند است، افراد برون‌گرا شاد‌تر به‌نظر می‌رسند. اما درجه‌ی شادمانی آن‌ها کمتر از کشور‌هایی است که در آن‌ها برون‌گرایی بیشتر مورد پسند جامعه است.

پس با این‌همه، اینکه پژوهش‌ها نشان می‌دهند که افراد برون‌گرا شاد‌تر هستند، به این معنی نیست که درون‌گرا بودن بد است. همانگونه که برون‌گرایی نیز همیشه خوب نیست. سوزان کین در کتاب «سکوت: قدرت درونگرایان در دنیایی که نمی‌تواند از حرف‌زدن دست بردارد»، نوشت:

گمان‌نکنید که درون‌گرایی رفتاری است که باید درمان‌شود. کوچکتری ارتباطی میان بهترین سخنران بودن و بهترین ایده‌ها را داشتن وجود‌ ندارد.

برقراری ارتباط مؤثر با همکارها و ذی‌نفعان سازمان به حل بهتر مشکلات، رسیدن به توافق و موفقیت در مذاکره‌ها کمک می‌کند.

ارتباط مؤثر با سرمایه‌گذارها، همکارها، کارمندان، نماینده‌ها و مشتریان، معیار تعیین‌کننده‌ای در موفقیت رهبران استارتاپ است. ساموئل دینار و لاورنس ساسکایند، مؤلفان مقاله‌ی مذاکره در کارآفرینی: درک و مدیریت روابط تعیین‌کننده در موفقیت کارآفرین، به هشت خطای متداول در مذاکره‌ها اشاره می‌کنند.

کارآفرینان نوپا برای رسیدن به موفقیت، باید همان اندازه که به بایدها اهمیت می‌دهند به نبایدها هم اهمیت بدهند. براساس آمار، هرچقدر سن کارآفرین هنگام راه‌اندازی یک کسب‌وکار بالاتر باشد، احتمال موفقیت او هم بالاتر خواهد رفت.

براساس مقاله‌ی کلوگ اینسایت که به بررسی فهرست ۲.۷ میلیونی بنیان‌گذاران شرکت‌ها پرداخته است (بعضی از شرکت‌هایی که یک کارمند دارند هم در این بررسی درنظر گرفته شده‌اند)، میانگین سنی موفق‌ترین کارآفرین‌ها، حتی در حوزه‌ی فناوری هم به ۴۵ سال می‌رسد. به نقل از بنجامین جونز، استاد استراتژی دانشکده‌ی کلوگ:

کارآفرینان جوان‌تر درک بهتری از فناوری دارند و بهتر می‌توانند تقاضای مشتری را برآورده کنند؛ اما از طرفی، تجربه‌ی بیشتر هم نتایج بهتری را به‌دنبال دارد.

به‌طورکلی تجربه‌ی افراد مسن‌تر در مسائلی مثل توسعه‌ی کسب‌وکار، رهبری و حل مسئله بیشتر است. با اینکه کارآفرینان مسن‌تر، در مورد گرایش‌های مصرف‌کننده به‌ویژه عادت‌های نسل جوان اطلاعات کمتری دارند اما باز هم تجربه‌ی آن‌ها در زمینه‌ی فرصت‌های کسب‌وکار بیشتر است.

بااین‌حال به‌عنوان کارآفرین جوان باز هم می‌توانید مشکلات را شکست دهید و نبود تجربه به‌معنی عقب‌نشینی نیست. ساموئل دینار و لاورنس ساسکایند، مؤلفان مقاله‌ی مذاکره‌ی کارآفرینی، در این مقاله یک مجموعه مهارت برای کارآفرینان تعریف می‌کنند.

دینار بنیان‌گذار و رئیس Meedance، مشاور و عضو هیئت‌مدیره، سرمایه‌گذار و همین‌طور مشاور برنامه‌ی مذاکره‌ی دانشکده‌ی حقوق هاروارد و مؤسسه‌ی گفتگوی هاروارد است. ساسکایند هم استاد برنامه‌ریزی شهری دانشگاه MIT و سرپرست علوم مشارکتی MIT است.

این دو مؤلف، به معرفی هشت خطا پرداخته و نشان می‌دهند این خطاها چگونه می‌توانند تلاش‌هایی مثل ایده‌های خوب، رسیدن به توافق، استخدام مدیران مناسب، دسترسی به شرکا و عقد معامله‌ها را به خطر بیندازند.

البته نباید ناامید بشوید. این خطاها متداول‌ترین‌ خطاها در میان بنیان‌گذاران، کارآفرینان و نسل جدید توسعه‌دهندگان هستند و مسائلی مثل احساسات، عدم قطعیت، پیچیدگی و روابط در آن‌ها دخالت دارند.

خطای ۱ و راه‌حل: کارآفرینان خودمحور هستند

ازآنجاکه کارآفرینان هنگام توسعه‌ی کسب‌وکار به‌شدت متمرکز بر منافع خود هستند، اغلب نسبت به شناخت نیازها و اولویت‌های همکاران و روابط خود عاجز هستند. دیدگاه کورکورانه نسبت به منافع شخصی و امیال، مانع از تشخیص سرنخ‌های پیشرفت و رسیدن به خروجی‌های بهتر می‌شود. بهترین روش برای تعادل بین خواسته‌های خود و دیگران، توسعه‌ی فرهنگ شرکت بر مبنای تعادل است.

دینار و ساسکایند، شفاف‌سازی منافع اشخاص و کارمندان سازمان را به کارآفرینان توصیه می‌کنند. تهیه‌ی نقشه‌ی خواسته‌ها و نیازها مبنایی برای دادوستدها و ایجاد ارزش هستند. به فرصت‌های منافع مشترک فکر کنید. در قدم بعدی از این تعادل به‌عنوان ابزار مذاکره استفاده کنید.

خطای ۲ و راه‌حل: کارآفرینان به‌شدت خوش‌بین هستند و اعتمادبه‌نفس بالایی دارند

اغلب کارآفرین‌ها اعتمادبه‌نفس بسیار بالایی دارند. آن‌ها به‌شدت معتقدند درنهایت موفق خواهند شد (باوجود آمار موجود در مورد نرخ شکست‌ کسب‌وکار). به‌دلیل همین اعتمادبه‌نفس بیش‌ازحد، بسیاری از آن‌ها در تشخیص شرایط مناسب قراردادها دچار مشکل می‌شوند. همیشه باید بدترین شرایط و جزئیات را درنظر بگیرید، حتی اگر این احتیاط مسیر رسیدن به نتیجه و قرارداد را طولانی کند؛ اما درنهایت به سود خود کار خواهید کرد.

به عقیده‌ی دینار و ساسکایند، آماده‌سازی یکی از نکات کلیدی مذاکره‌ی موفق است. آماده‌سازی مناسب در پیشگیری از خطا به شما کمک می‌کند. آماده‌سازی به‌معنی تمرکز بر منافع، فرصت‌ها، ریسک‌ها، موانع و اقدامات بالقوه است. پیشگیری هم نیازمند تکرار و تمرین برای آمادگی فیزیکی و ذهنی و تبدیل تئوری به عمل است. همیشه از فهرست یادآور استفاده کنید.

خطای ۳ و راه‌حل: کارآفرین‌ها نیاز به برنده شدن دارند

برنده شدن، هدف اصلی بسیاری از کارآفرین‌ها است. آن‌ها در مورد برتری شرکا و تبدیل‌شدن مذاکره‌ به روابط یک‌طرفه، نگران هستند و ارزش معامله‌های آینده را نادیده می‌گیرند. همیشه نگاهی روبه‌جلو داشته باشید و برای سناریوهای دورتر برنامه‌ریزی کنید. تصمیم‌ها اغلب منجر به سوابق پایدار می‌شوند؛ بنابراین قبل از اتخاذ تصمیم‌های مهم، به پیامدهای طولانی‌مدت فکر کنید.

خطای ۴ و راه‌حل: کارآفرین‌ها به‌دنبال راه‌حل‌های سریع می‌روند

کارآفرین‌ها سعی می‌کنند تحت‌فشار تمام کارها را به خوبی انجام دهند. آن‌ها حس می‌کنند باید به سرعت تصمیم‌گیری کنند و در کار خود پیش بروند. آن‌ها به‌جای بررسی گزینه‌های بیشتر و مزایای دیگر، به‌دنبال راه‌حل‌ سریع می‌روند. سریع‌ترین راه‌حل همیشه بهترین نتیجه را نخواهد داشت. حتی اگر زمان رو به پایان است از تصمیم‌گیری صحیح خود مطمئن شوید.

خطای ۵ و راه‌حل: کارآفرینان به‌تنهایی کار می‌کنند

درصورتی‌که روحیه‌ی مستقل کارآفرین‌ها غالب شود، به‌جای مشورت با ذی‌نفعان و مشاورها به‌تنهایی با شرایط روبه‌رو می‌شوند، دیدگاه‌های غیرمنطقی را اتخاذ می‌کنند و گاهی اوقات احساسی وارد عمل می‌شوند؛ و متوجه نیستند که مذاکره فرآیندی سازمانی است نه فردی. اما باید سعی کنند از اشتباهات به سود خود استفاده کنند و با تیم خود مشورت کنند.

خطای ۷ وراه‌حل: پافشاری بیش‌ازحد

بسیاری از کارآفرین‌ها دیدگاه تونلی دارند. برای مثال تنها بر سر قیمت مذاکره می‌کنند. درنتیجه موقعیت تهاجمی و تک‌بعدی پیدا می‌کنند و معیارهای ارزش‌زای دیگر را فراموش می‌کنند. دیمار و ساسکایند، اتخاذ دیدگاه‌های متعدد از جمله همراهی با یکی از اعضای تیم در جلسه را توصیه می‌کنند. عضوی که بتواند بین جلسات و هنگام استراحت به آن‌ها مشاوره بدهد. در دنیای امروزی می‌توانید در طول جلسه به اعضای تیم خود پیام بدهید و از توافق با آن‌ها مطمئن شوید یا از دیدگاه‌های متفاوت آن‌ها استفاده کنید.

خطای ۷ و راه‌‌حل: کارآفرینان به‌شدت به شهود مستقیم وابسته هستند

در صورتی که مذاکره طبق برنامه‌ریزی پیش نرود، بسیاری از کارآفرین‌ها به شهود خود تکیه می‌کنند؛ اما وقتی به شهود خود اعتماد می‌کند، آن را در عمل منعکس نمی‌کنند؛ بنابراین در صورت اشتباه، دیگران را سرزنش می‌کنند. بدتر از هرچیز به‌دلیل عدم استفاده از تجربیات، ممکن است در آینده هم اشتباهات خود را تکرار کنند. کارآفرین‌ها باید سعی کنند از شکاف‌ها و خطاها به‌عنوان فرصتی برای یادگیری استفاده کنند.

خطای ۸ و راه‌حل: کارآفرین‌ها احساسات خود را انکار می‌کنند

اغلب کارآفرین‌ها درکی قوی از عدالت دارند؛ اما گاهی اوقات، اسیر خطاهای احساسی یا انحراف‌های شناختی می‌شوند. این مسئله برای کارآفرین‌هایی که ارتباط احساس (و خودآگاه) را در مذاکره نادیده می‌گیرند، مشکل‌ساز خواهد شد. گاهی کارآفرین‌ها به بهانه‌ی کسب‌وکار، بیش‌ازاندازه از قدرت‌ و اختیارت رسمی خود استفاده می‌کنند و قادر به کنترل احساسات خود نیستند. درک و مدیریت روابط کسب‌وکار به شما در شناخت موفقیت کارآفرینانه کمک خواهد کرد.

انسان‌های امروزی اغلب چیزهایی که می‌شنوند، به‌سرعت فراموش می‌کنند. چگونه می‌توانید مطمئن شوید مخاطبان به ایده‌ها و افکار مهم شما توجه دارند؟

هرروز زمان زیادی مشغول شنیدن هستیم. درواقع، ۵۵ درصد از روز ما صرف شنیدن می‌شود و بین ۲۰ هزار تا ۳۰ هزار کلمه را می‌شنویم. جریان گفتن و شنیدن به‌همین سادگی نیست. مخاطبان فقط یک‌پنجم از حرف‌های ما را به ذهن می‌سپارند. بیشتر حرفی که می‌زنیم، از یک گوش آن‌ها وارد و از گوش دیگر خارج می‌شود. شاید مردم به ما نگاه کنند و حرف‌هایمان را بشنوند؛ اما واقعا به‌گفته‌هایمان گوش نمی‌دهند و آن‌ها را خیلی زود فراموش می‌کنند.

راز مجذوب نگه‌داشتن دیگران و موفقیت در بیان مؤثر ایده‌ها، این است که مردم را به تعامل وادار کنید؛ یعنی آن‌ها را درگیر سخنرانی یا صحبت‌های خود کنید. درادامه، پنج نکته‌ی مهم را برای این هدف به شما یادآوری می‌کنیم.

۱. مخاطب‌محور باشید

اگر به مردم نشان دهید به حرف آن‌ها گوش‌ داده‌اید، آن‌ها نیز به شما گوش می‌دهند؛ پس، باید شواهدی مبنی‌بر این امر بیاورید. برخی از سخنرانان برای اینکه توجه خود را به حرف‌های قبلی مخاطبان ثابت کنند، افکار خود را با چنین جملاتی آغاز می‌کنند: «همان‌طورکه امی گفت…» یا «اگر حرف‌های مارکوس را جمع‌بندی کنیم…». گرچه این راهکار مخاطب را درگیر می‌کند، متأسفانه باعث می‌شود ایده و افکار شما دنباله‌رو ایده‌ی دیگران به‌نظر برسد.

باوجوداین، می‌توانید به کمک روشی مؤثرتر به مخاطبان نشان دهید به سخنان آنان گوش‌ داده‌اید. بهتر است صحبت‌های خود را با چیزی فراتر از صحبت اشخاص قبلی آغاز کنید؛ مثلا اگر می‌خواهید ایده‌ی خود را معرفی کنید، می‌توانید بگویید: «من با حرف آقای …درباره‌ی پیشرفت پروژه موافقم و برنامه‌ای برای انجام این کار دارم» یا «من در بخشی از تحقیقاتم، نظر تک‌تک شما را به‌صورت جداگانه جویا شدم و همه‌ی پیشنهاد‌هایتان را به برنامه‌ی بزرگ‌تر خودم اضافه کردم». بدین‌ترتیب، به مخاطبان اعتبار می‌دهید؛ اما درعین‌حال، مسئولیت و اعتبار ایده‌ی خود را نیز حفظ می‌کنید.

۲. پیام روشنی داشته باشید

اگر پیام مهم و واضحی داشته باشید که برای مخاطبان درک‌کردنی باشد، آن‌ها به‌احتمال بیشتری به حرف شما گوش می‌دهند. برای اطمینان از اینکه مخاطبان واقعا حرف شما را شنیده‌اند، می‌توانید از چنین واژه‌ها و اصطلاحاتی استفاده کنید: «از دید من…» و «پیام اصلی من این است که…» و « من معتقدم که…». همچنین، می‌توانید به‌سادگی بگویید: « نکته‌ی مهمی که می‌خواهم بگویم…».

شما پیام اصلی را تقریبا در اوایل اظهارات خود بیان می‌کنید و بعدا در زمان نتیجه‌گیری یا جمع‌بندی دوباره به‌سراغ آن می‌روید. درواقع، می‌توانید پیام اصلی را به‌شیوه‌ای به‌پایان ببرید که گویا مخاطبان از اظهارات شما حمایت کرده‌اند؛ مثلا «به‌همین‌دلیل مطمئنم که استراتژی فوق‌العاده‌ای برای ساخت پایه‌ی مشتریان داریم».

۳. موضوعات یا نکات صحبت خود را بشمارید

«شمارش نکات» راه دیگری است که به مخاطبان کمک می‌کند به حرف شما گوش دهند. زمانی‌که کسی در سخنان خود می‌گوید :«اول اینکه…، دوم اینکه…» ما به حرف او بهتر توجه می‌کنیم؛ زیرا این واژه‌ها، به ایده‌ی سخنران نظم و وضوح می‌دهد. بنابراین، نکات مهم مطلب خود را به‌ترتیب بشمارید. به‌عبارت‌دیگر، محتوای خود را با مجموعه‌ای از نکات مشخص سازمان‌دهی کنید (بین دو تا چهار مورد). «شمارش» باعث می‌شود مخاطبان درمقابل مباحثات هوشیار بمانند و درعین‌حال، مطمئن شوندا برای افکار و ایده‌هایتان ساختاری در نظر گرفته‌اید.

ساده‌ترین برچسب‌های ساختاری عبارت‌اند از: «اول…، دوم…، سوم…» یا «دلیل اول من این است که…، دلیل دوم این است که…» یا «راه اول…، راه دوم…« یا «گام اول…، گام دوم…» و نظیر آن. فرقی نمی‌کند موضوعات اصلی محتوای شما دو یا سه یا چهار مورد است. مهم این است که شما با ساختار واضح، شنوندگان را به صحبت خود مشتاق نگه‌ دارید.

۴. با سرعت آهسته صحبت کنید

شما با کاهش سرعت حرف‌های خود، می‌توانید به گوش‌دادن مخاطبان کمک کنید. هنگامی‌که فی‌البداهه حرف می‌زنیم، غالبا با شتاب بیشتری افکار خود را بیان می‌کنیم. به‌عبارت‌دیگر، سرعت حرف‌زدن ما از سرعت تفکر مخاطبان بیشتر است. حتی گاهی به‌اندازه‌ای سریع صحبت می‌کنیم که خودمان هم نمی‌توانیم افکارمان را جمع کنیم.

یکی از راه‌های آهسته‌کردن سرعت حرف‌زدن، این است که با فراغ‌خاطر صحبت کنید و به هریک از افکار و کلیدواژه‌های خود وزن خاصی بدهید. به‌عنوان‌ مثال، اگر درباره‌ی سیاست‌های جدید بخش منابع انسانی حرف می‌زنید، روی مزایای اصلی این بخش تأکید بیشتری کنید. به‌علاوه واژه‌هایی که بیانگر ایده و عقیده‌‌تان هستند، با لحن پررنگ‌تری بیان کنید؛ مثلا «من عقیده دارم…» یا «من می‌دانم…» یا «من مطمئن هستم…».

راه دوم آهسته صحبت‌کردن، این است که بین ایده‌های خود مکث کنید. هنگامی‌که ایده‌ای عنوان می‌شود، مخاطبان آن را می‌شنوند؛ اما در زمان وقفه‌ی بعد از اتمام جمله، ایده را تحلیل و درک می‌کنند. اگر بعد از توضیح هریک از افکار خود و قبل از شروع ایده‌ی بعدی کمی مکث کنید، به مخاطبان فرصت می‌دهید واقعا اصل منظور شما را متوجه شوند.

۵. از زبان بدن استفاده کنید

بسته به اینکه ما در طول صحبت‌هایمان چگونه از حرکت دست‌ها و چشم‌ها و چهره‌ی خود استفاده می‌کنیم، مخاطبان نیز با درجات مختلفی به حرف ما گوش می‌دهند. در‌این‌زمینه، چند توصیه برای افراد تازه‌کار داریم:

۱. زمانی‌که با کسی حرف می‌زنید، مستقیما در چشم‌های او نگاه کنید. حتی اگر با تیمی ۱۰ نفره صحبت می‌کنید، سعی کنید با تک‌تک آن‌ها تماس چشمی برقرار کنید. وقتی به یک نفر نگاه می‌کنید، همه‌ی حاضران نگاه خیره‌ی شما را حس می‌کنند و با آنچه بیان‌شده، ارتباط برقرار می‌کنند؛

۲. با چهره‌ی خود نشان دهید آنچه می‌گویید، اهمیت دارد. چهره‌ای پرهیجان و سرزنده نه‌تنها شاهدی بر اهمیت صحبتتان است؛ بلکه انرژی بیشتری به صدای شما می‌بخشد و مخاطبان را در حال‌و‌هوای مباحثات نگه می‌دارد؛

۳. سرتان را بالا نگه‌ دارید و صاف بایستید یا بنشینید. این حالت حاکی از اعتماد شما به ایده‌هایی است که عنوان می‌کنید. به‌تبع، مخاطبان هم کشش بیشتری در سخنانتان حس می‌کنند و با اشتیاق بیشتری به مکالمات گوش می‌دهند.

۴. زمانی‌که می‌خواهید نکات اصلی را بیان کنید، با استفاده از حرکات باز، نظر مخاطبان را جلب کنید. حتی زمانی‌که ژست خاصی نگرفته‌اید، بازوهای خود را نسبتا باز نگه‌ دارید. در‌این‌صورت، نشان می‌دهید درباره‌ی گفته‌هایتان راحت و آرام هستید و حالت تدافعی ندارید.

۵. حرکات و رفتارهایی که نشانگر زبان مثبت بدن هستند، پیام تأثیرگذاری به حضار می‌رسانند؛ مثلا اینکه درمقابل افکارتان مشتاق هستید. درنتیجه، آن‌ها نیز انگیزه می‌گیرند تا به‌طورمشابه، به ایده‌های شما توجه کنند.

در دنیای امروز که همه‌جا عوامل حواس‌پرتی متعددی وجود دارد، گوش‌دادن کار سختی است. باوجوداین، اگر از پنج تکنیک یادشده استفاده کنید، به مخاطبان کمک می‌کنید حرف‌های شما را نه‌تنها با گوش، بلکه با ذهن و قلب خود بشنوند.